Warenwirtschaft / Lagerhaltung / Kommissionierautomat
Die Lagerhaltung ist in den meisten Apotheken immer noch eine Baustelle. Das Alphabet ist jahrelang nicht neustrukturiert worden, die Übervorräte platzen aus allen Nähten. Verfall, Platzmangel und eine hohe Kapitalbindung sind die Folge. Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre Lagerhaltung vereinfachen, neu strukturieren, den Lagerbestand und die Übervorräte reduzieren können.
Übervorräte nehmen viel Platz in Anspruch und binden Kapital. Viele Apotheken haben ein wildes Sammelsurium an verschiedensten Produkten und oft liegen diese aus Platzmangel nicht einmal an ein und demselben Ort. Versuchen Sie die Übervorräte auf einem möglichst geringen Niveau zu halten. Nehmen Sie die Übervorräte in den Abverkauf. Favorisieren Sie diese. Planen Sie eine kleine Sonderaktion.
Wissen Sie welchen Umsatz z.B. Tankstellen mit dem kleinen zusätzlichen Hinweis: " Heute haben wir 2 Schokoriegel zum Preis von 1 im Angebot!" erzielen? Diese einfachen Zusatzverkäufe heißen Impulskäufe, denn der Kunde kann in diesem Moment nicht vergleichen ist es teuer oder günstig. Nutzen Sie diese Situation. Sie möchten Ihre Ware an den Mann bekommen, um Platz im Lager zu schaffen, Kapitalbindung abzubauen und Ihrem Kunden bereiten Sie gleichzeitig eine Freude indem Sie ihm noch ein Schnäppchen mit auf den Weg geben. 3 Fliegen mit einer Klappe.
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Medikamente und Artikel die letzten 6 Monate nicht verkauft worden sind und welche vom Verfall bedroht sind. Eliminieren Sie alle Produkte, die weniger als 3-mal verkauft wurden. Sollten Sich hierunter Medikamente und Produkte befinden, die für einen bestimmten Kunden auf Lager gelegt worden sind, halten Sie bitte Rücksprache. Am besten bestellen Sie diesen Artikel erst wieder vor dem nächsten Kundenbesuch.
Artikel, die im letzten halben Jahre ca. 4-6-mal verkauft wurden und bei der der Warenwert ca. bei <30 EUR liegt, legen Sie sich höchstens nur noch 2-3-mal auf Lager.
Der Großhandel nimmt meist nur die Medikamente und Produkte zurück, die bis zum Verfall noch mindestens eine Restlaufzeit von mehr als 12 Monate haben. Welche Produkte der Apotheker dann zurückgeben darf, sucht sich der Großhändler aus. Stellen Sie eine Liste für die Retoure zusammen und gliedern Sie diese nach Rx, OTC und Freiwahlprodukten. Verfallsdatum, Preis, usw.. Diese wird Ihnen bei der Abarbeitung viel Zeit und Kosten einsparen. Zusätzlich hilft bei den OTC und Freiwahlprodukten nach Herstellern zu sortieren. Diese können gleich zurück gesendet oder den jeweiligen Vertretern mitgegeben werden.
Gibt es Artikel, die der Großhandel nicht zurück nimmt, das Unternehmen www.schuffenhauer-gmbh.de, kauft verkehrsfähige Arzneimittel auf.
Da ein solcher technischer Mitarbeiter eine beachtliche Kostengröße darstellt, ist in allererster Instanz abzuwägen, welche Vorteile durch eine solche Investition erzielt werden können. Durch diese Analyse soll sichergestellt werden, dass sich das System auch nach wenigen Jahren amortisieren kann.
Gleich mehrere Vorteile kann ein solches System für Ihre Apotheke mit sich bringen. Da die Zeiten für die Wege und Suche entfallen, können Ihre Mitarbeiter und Sie selbst vorne im HV bleiben. 3 bis 4 Stunden Wege und Suchzeit können bei durchschnittlich 200 Kunden am Tag durch den Automaten eingespart werden. Dies kann ein Mehrumsatz bedeuten. Doch diesen Punkt hat nicht der Automat in der Hand, sondern Sie und Ihr Personal. Sie alle haben jetzt mehr Zeit für eine ausführlichere Beratung und zusätzliche Verkäufe. Eine Verkaufsschulung für Ihr Personal ist deshalb zwingend erforderlich.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Personalausfälle leichter überbrücken lassen.
In der Ruhe liegt die Kraft. Ein Zugewinn wird die Ruhe sein, die in Ihrer Offizin einkehren wird, denn das Hin- und Herrennen entfällt.
Zeit lässt sich auch einsparen, da das lästige einsortieren in das Alphabet nicht mehr erforderlich ist, da der Automat dies schneller möglich macht.
Der Zeitaufwand zur Lagerpflege reduziert sich deutlich, da keiner Ihrer Mitarbeiter mehr mit einer Liste zum Alphabet laufen muss, um Ladenhüter, verfallene Ware und zurück gerufene Medikamente heraus zu suchen.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Verringerung der Fehlbestände. In fast allen Apotheken kommt es täglich vor, dass die vom Kunden verlangte Packung im Warenwirtschaftssystem angezeigt wird, aber im Alphabet nicht an der gewünschten Stelle liegt. Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen beginnt. Wertvolle Zeit verstreicht. In manchen Fällen taucht die Packung gar nicht mehr auf. Es wird neu bestellt und der Kunde muss erneut in die Apotheke kommen oder Ihr Lieferdienst hat eine zusätzliche Auslieferung zu fahren. Bei einem Medikament über tausend Euro ist das schon sehr schmerzlich, aber auch bei Medikament und Produkte unter diesem Wert ist der Verlust ärgerlich. Wie oft führen Sie Fehlbestandsänderungen durch? Wie oft ärgern Sie sich, dass teure Medikamente einfach nicht mehr auffindbar sind? Diebstahl oder wirklich nur falsche Einlagerung?
Diese erheblichen Differenzen hat man bei einem Kommissionierer nicht mehr, da dieser jede Packung erfasst, vermisst und einlagert (Model abhängig). Jede Bewegung wird dokumentiert.
Es gibt folgende Varianten eines Kommissionierautomatens:
Es gibt folgende Varianten eines Kommissionierautomatens. Bei einem manuellen Automaten, legt der Mitarbeiter die eingescannten Packungen, in einen Schacht, die ihm der Computer anzeigt.
Die Packungen beim Halbautomat können eingescannt (per Hand) und unsortiert in einer Einlagerungstür abgelegt werden. Von dieser Tür aus arbeitet der Automat selbstständig weiter. Er vermisst die Packungen automatisch und legt sie nach dem Prinzip der "chaotischen Lagerhaltung" ab, nämlich dort wo gerade ein Platz frei ist.
Die vollautomatische Variante übernimmt alle Aufgaben komplett, nachdem man die Ware auf ein Förderband gelegt hat.
Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, beachten Sie die baulichen Maßnahmen, die ggf. erforderlich seien werden. Muss zum Beispiel eine Wand entfernt werden. Oder muss der Automat in einem oberen Stockwerk oder im Keller installiert werden?
Bei der Unterbringung in einem anderen Stockwerk, kann ein weiterer Vorteil sein, dass Sie durch die Verlegung neuen Platz in der Offizin hinzu gewinnen. Dieser kann z.B. für neue Produkte genutzt werden oder es kann mehr Platz für den Kunden (z.B. einen Diskretionsbereich) geschaffen werden.
Finanzierungsmöglichkeiten eines Kommissionierautomatens
Sollten Sie einen Kommissionierautomat in Erwägung ziehen bedenken Sie, dass nicht nur die Anschaffungskosten von 80.000,00 EUR aufwärts auf Sie zukommen, sondern auch die Kosten der Installation, eventuelle Umbaumaßnahmen Ihrer Apotheke, die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem und die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus werden regelmäßige Kosten für die Wartung des Systems und höhere Stromkosten fällig. Deswegen sollte diese Anschaffung unbedingt mit Ihrem Steuerberater bzw. einem Fachmann besprochen werden.
Miete
Der Vorteil einen Automat zu mieten liegt darin, dass zu Beginn nicht die hohen Anschaffungskosten auf einmal erbracht werden müssen, sondern über mehrere Jahre eine vereinbarte Mietrate entrichtet wird. Je länger der Mietzeitraum, desto günstiger die monatliche Miete. Bei einer Miete besteht die Möglichkeit, dass System nach Ablauf vereinbarten Mietzeit weiter zu mieten.
Mietkauf
Bei dieser Variante ist die Apotheke gleich von Anfang an der wirtschaftliche Eigentümer des Kommissionierautomaten. Der Automat wird in Ihre Bilanz aufgenommen und wird über einen festen Zeitraum abgeschrieben. Zu Beginn der Laufzeit, wird der gesamte Mehrwertsteuerbetrag aller Mietkaufraten fällig und Sie zahlen währen der Laufzeit den Nettobetrag an das Finanzierungsunternehmen in monatlichen Raten. Mit dem Ablauf der Mietlaufzeit geht der Automat endgültig in Ihr Eigentum über.
Leasing
Die Leasinggesellschaft ist bei diesem Modell der wirtschaftliche und rechtliche Eigentümer. Bei einem Leasingvertrag wird ebenfalls eine Laufzeit über mehrere Jahre vereinbart. Auch hier gilt wieder, je länger der Nutzungszeitraum, desto geringer die monatliche Belastung. Die Leasingraten zählen zu den Betriebsausgaben und sind für Apotheken steuerlich absetzbar.
Leasinggesellschaften geben dem Kunden oftmals nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit die Möglichkeit das System käuflich zu erwerben, zurück zu geben oder weiter zu leasen. Die gesamte Summe, die bei einem Leasingvertrag über den vereinbarten Zeitraum gezahlt werden muss, liegt deutlich über dem Einkaufspreis, deswegen sollten Sie sich erkundigen, ob es Möglichkeiten für Sonderzahlungen gibt, denn diese können die Leasingrate erheblich senken.
Beispiel: Sie haben sich für ein Modell für 95.000,00 EUR entschieden. Ihre monatliche Leasingrate liegt bei einer Laufzeit von z.B. 84 Monaten bei 1.550,00 EUR (Rechenbeispiel, dass von den jeweiligen Faktoren der Leasinggesellschaften anhängig ist). Ein weiterer Vorteil der Leasingvariante ist es, dass viele Anbieter dem Kunden den technischen Fortschritt nicht vorenthalten und sich oftmals schon vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit mit dem Kunden zusammensetzen, um über eine ggf. Neuanschaffung zu beraten.
Gebrauchte Kommissionierautomaten
Apotheken die sich keinen neuen Automaten anschaffen möchten und Leasing, Miete und Co. zu langjährig ist, sei der Tipp geben, dass es Unternehmen gibt, die gebrauchte Kommissionierer aus Insolvenzen im Angebot haben.
Durch diese Möglichkeiten sehen Sie, dass ein solches System auch für Ihre Apotheke in Frage kommen kann, auch wenn es die wirtschaftliche Situation nicht zulässt, den kompletten Kaufpreis auf einmal zu zahlen. Ob und wie schnell sich ein Kommissionierautomat amortisiert, hängt von Ihnen und Ihren Mitarbeitern ab. Denn wenn sich das System über gesteigerte Umsätze nicht rechnet, kann es ein Risiko für gerade kleine Apotheken darstellen. Deswegen sei auch noch einmal erwähnt, dass eine gründliche und genaue Abwägung aller Gegebenheiten und Umstände unumgänglich ist. Da es eine Vielzahl von Anbietern und Varianten gibt, sollten Sie sich mehrere Angebote einholen und diese mit einem Fachmann besprechen.